Jak vybrat identity manager a poznat, kdy ho firma potřebuje

Nový kolega nastoupí v pondělí a do pátku čeká na přístup k pěti systémům. Odchozí kolega má v pátek poslední den a jeho účty jsou o měsíc později stále aktivní. Právě takové situace řeší identity manager, tedy nástroj, který drží přehled o tom, kdo ve firmě má jaký účet a co smí. Pro velkou firmu je to samozřejmost, pro malou někdy zbytečná komplikace. Rozhodnout se dá podle několika konkrétních znamení.

Co identity manager řeší

Základem je jedna ústřední evidence uživatelů. Z ní se zakládají účty v jednotlivých aplikacích, přidělují oprávnění podle role a při odchodu zaměstnance se všechny přístupy najednou ruší. Zaměstnanec se tak přihlašuje jedním způsobem a nemusí si pamatovat desítky hesel.

Další přínos je dohledatelnost. Systém zaznamenává, kdo a kdy získal oprávnění, což oceníte při interní kontrole nebo vyšetřování incidentu.

Kdy se vyplatí

Nejsilnější signál je počet systémů a lidí. Jakmile firma používá víc než pár aplikací a mění se v ní zaměstnanci, ruční správa přístupů začne selhávat. Zapomenuté účty bývšých kolegů jsou jednou z nejčastějších bezpečnostních děr.

Další důvod je regulace. Pokud musíte prokazovat, kdo přistupuje k osobním údajům nebo citlivým datům, evidenci přístupů potřebujete tak jako tak. Pomáhá i při růstu, kdy se zakládání účtů stane každodenní rutinou.

Kdy to neřešit

V pětičlenném týmu, který používá e-mail, sdílené úložiště a účetní program, je identity manager zbytečný. Úplně stačí správce hesel s firemním tarifem, vícefázové ověření a písemný postup pro nástup a odchod zaměstnance.

Dobrým pravidlem je zavést nejprve základy: unikátní účty pro každého, žádné sdílené přihlašování a pravidelnou kontrolu oprávnění. Teprve když to přestane stačit, zvažte specializovaný nástroj.

Na co se dívat při výběru

Pro firmu jsou rozhodující funkce, které opravdu denně použijete. Přehled hlavních kritérií:

Funkce	Proč na ní záleží
Jednotné přihlášení	méně hesel, méně resetů
Vícefázové ověření	chrání účet i při úniku hesla
Automatické zakládání a rušení účtů	šetří čas a zavírá zapomenuté přístupy
Role a skupiny	oprávnění se přidělují podle pozice
Záznamy o změnách	důkaz pro kontrolu a audit
Napojení na vaše aplikace	bez něj zůstane řada účtů mimo systém

Ověřte zejména, zda se nástroj spojí s aplikacemi, které opravdu používáte. Seznam podporovaných služeb bývá rozhodující.

Jak zavést bez chaosu

Začněte inventurou: sepište všechny systémy a účty a zjistěte, kdo ke kterému má přístup. Často se objeví zapomenuté účty nebo oprávnění, která nikdo nepotřebuje. Samotné vyčištění už zvýší bezpečnost.

Poté nasaďte nástroj na menší skupinu, například jedno oddělení, a vyzkoušejte nástup a odchod zaměstnance. Až když proces funguje, rozšiřte ho na celou firmu.

Co hlídat po nasazení

Identity manager nefunguje sám od sebe. Určete osobu, která odpovídá za role a pravidelně, třeba po půl roce, kontroluje, zda oprávnění odpovídají práci lidí. Role mají sklon nabývat, protože k nim lidé přibírají nové přístupy a staré se neodebírají.

Myslete také na správce s nejvyšším oprávněním. Jejich účty chraňte nejpřísněji, protože jejich zneužití by dopadlo na celou firmu.

Zdroje

• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
• Úřad pro ochranu osobních údajů