Digitalizace malé firmě ušetří čas dřív než peníze

Malá firma na digitalizaci nevydělá první týden, ale první týden ji může vrátit zpět. Přepisování faktur, hledání papírových smluv a odpovídání na stejné dotazy zaberou hodiny, které nikdo nezaplatí. Digitalizace tyto hodiny snižuje a teprve potom se projeví v penězích. Dobrá zpráva je, že začít nemusíte velkým systémem, stačí vyměnit jednu zdlouhavou činnost.

Co to znamená a co ne

Naskenovaná faktura uložená ve složce ještě není digitalizace. Je to jen papír v jiné podobě. Skutečná digitalizace znamená, že data putují z jednoho místa do druhého bez ručního přepisu: objednávka z webu se objeví ve fakturaci, platba se spáruje s dokladem a účetní vidí podklady online.

Jde tedy o změnu procesu, ne o nákup programu. Nástroj bez změny pracovních návyků zůstane dražším sešitem.

Kde začít

Zvolte činnost, která zabere nejvíc času a opakuje se. Nejčastěji to bývá fakturace, evidence zakázek nebo komunikace se zákazníky. Pro ilustraci: pokud ruční přepis dokladů zabere 5 hodin týdně, jsou to 20 hodin měsíčně, tedy zhruba dva a půl pracovního dne.

Tyto hodiny pak můžete věnovat obchodu nebo zákazníkům. Teprve když se první změna osvědčí, přidejte další.

Zákazníci a komunikace

Zákazníci dnes hledají firmu nejdřív na internetu. Pokud jim nabídnete srozumitelnou prezentaci, možnost objednávky nebo rezervace online a rychlou odpověď, vyhráváte před konkurencí, která odpovídá za dva dny.

Pomáhají jednoduché nástroje: sdílená schránka pro dotazy, kalendář pro rezervace, šablony odpovědí. Nic z toho nevyžaduje programátora.

Data a jejich zabezpečení

Čím víc dat je digitálních, tím víc záleží na jejich ochraně. Základ tvoří zálohování na samostatné místo, silná a různá hesla s dvoufázovým ověřením a pravidelné aktualizace. Ztráta zákaznických dat nebo útok vyděračským softwarem může malou firmu zastavit.

Pokud zpracováváte osobní údaje zákazníků nebo zaměstnanců, platí pravidla ochrany osobních údajů. Rozsah povinností se liší podle činnosti, a proto jej ověřte na úřadě nebo u odborníka.

Lidé a zvyky

Nejtěžší na digitalizaci nebývá technika, ale změna zvyku. Zaměstnanec, který vždy psal poznámky na papír, nebude hned používat sdílenou tabulku. Pomůže, když mu změna zjednoduší práci a dostane krátké zaškolení.

Zavádějte po jedné věci a ptejte se lidí, co jim brání. Často stačí upravit formulář nebo zjednodušit přihlášení, aby se nástroj začal používat.

Jak změřit přínos

Před zavedením si poznamenejte, kolik času činnost zabírá a kolik chyb vznikne. Po třech měsících porovnejte. Měřit lze také rychlost vyřízení objednávky nebo počet reklamací.

Pokud přínos nevidíte, nástroj je buď špatně vybraný, nebo špatně zavedený. V obou případech je lepší změnit postup než přidávat další program.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Úřad pro ochranu osobních údajů