5 kroků k bezpapírové kanceláři, která opravdu funguje

Bezpapírová kancelář neznamená, že papír nikdy nevezmete do ruky. Znamená, že dokument vzniká, putuje a archivuje se elektronicky a papír je výjimka. Přechod se vyplatí tam, kde se dokumenty hledají, sdílejí nebo opakovaně tisknou. Naopak někde, kde zákon nebo smlouva vyžaduje originál na papíře, to nejde úplně. Pět kroků níže vás provede od zjištění stavu po trvalý provoz.

Kdy to dává smysl a kdy ne

Přechod se vyplatí v kanceláři, kde dokumenty obíhají mezi lidmi, kde se často hledají faktury a smlouvy nebo kde pracujete na dálku. Papír v takovém prostředí zdržuje.

Omezení jsou tam, kde existují dokumenty vyžadující originál nebo mokrý podpis, například některé notářské a úřední listiny. Zde papír zůstane, ale jeho kopie můžete evidovat elektronicky. Lhůty uchovávání dokumentů a požadavky na formu se liší podle typu dokumentu, ověřte je proto u účetní nebo právníka.

1. Zmapujte dokumenty

Projděte, jaké papíry vám dnes procházejí rukama: faktury, smlouvy, objednávky, zápisy, dodací listy. U každého typu si poznamenejte, kdo ho vytváří, kdo schvaluje a kde končí.

Rozdělte je na ty, které můžete převést hned, ty, které se musí ještě tisknout, a ty, které nikdy nepotřebujete. Už tato inventura obvykle odhalí výrazné množství zbytečného tisku.

2. Určete místo pro uložení

Vyberte jedno místo pro elektronické dokumenty a dohodněte jednotnou strukturu složek a pojmenování. Například rok, typ dokumentu, partner. Bez dohody se z nového systému stane chaos podobný starému archivu.

Nastavte oprávnění tak, aby k citlivým dokumentům měli přístup jen ti, kdo je potřebují, a pravidelně zálohujte, nejlépe na dvě oddělená místa.

3. Digitalizujte příchozí papír

Příchozí listiny naskenujte hned při převzetí, nejlépe do doby, než se uloží do šuplíku. Pro běžnou kancelář stačí skener s podavačem nebo multifunkční zařízení s funkcí posílání do složky.

Dokument s textem převeďte rozpoznáváním písma na prohledávatelný soubor. Hledání podle slova výrazně zkrátí čas, který dnes trávíte listováním. Pokud potřebujete, aby digitální kopie měla stejnou platnost jako papírový originál, zjistěte možnost úřední konverze.

4. Zaveďte elektronický podpis a schvalování

Dokumenty se nejvíce zdržují při podpisech a schvalování. Elektronický podpis a oběh dokumentů v systému tento čas zkrátí z dnů na minuty. U běžné interní agendy často stačí jednodušší druh podpisu, u smluv ověřte, jakou úroveň vyžaduje zákon nebo partner.

Zapište, kdo co schvaluje, a nastavte připomínky. Dokument, který čeká na schválení, by neměl ležet zapomenutý v poště.

5. Archivujte a mažte podle pravidel

Pro každý typ dokumentu stanovte dobu uchování. Účetní a daňové doklady mají zákonné lhůty, které se liší, proto se řiďte pokyny účetní nebo poradce. Po uplynutí lhůty dokumenty bezpečně skartujte nebo smažte.

Archivní kopie ukládejte v běžně čitelném formátu a čas od času ověřte, že se dají otevřít. Dokument, který nelze přečíst, nemá cenu.

Časté otázky

Můžu zcela vyřadit papírové faktury?

Často ano, pokud faktury přijímáte i uchováváte elektronicky a splňujete požadavky na jejich čitelnost a věrohodnost. Postup ověřte u účetní, protože se liší podle typu dokladu.

Je digitální podpis platný jako vlastnoruční?

Uznávaný elektronický podpis má podle zákona v mnoha situacích stejnou váhu jako vlastnoruční. Záleží na druhu podpisu a typu smlouvy, proto u důležitých dokumentů zjistěte aktuální pravidla.

Kolik času přechod zabere?

V malé kanceláři jde o týdny až měsíce, podle množství papírového archivu. Nejdřív digitalizujte nové dokumenty a staré archivy převádějte postupně nebo jen ty, které používáte.

Zdroje

• Ministerstvo vnitra ČR
• Generální finanční ředitelství