5 kroků, se kterými si vybudujete bezpapírovou kancelář

Pandemie přesunula značnou část pracovníků domů na home office, některé určitě na trvalo. To nás kromě jiného naučilo pracovat s výhradně elektronickými doklady a bez metrů polic v kanceláři zaplněných šanony. Jak si tento způsob práce udržet, i když pomine éra home office?

1. Nadchněte bezpapírovou kanceláří tým

Zpracujte plán, jak přejít na elektronické fungování firmy. Sami ale přechod nezvládnete, budete pro myšlenku elektronizace muset získat celý tým. A rozhodně to půjde lépe, pokud se nebude jednat o nařízení, ale o něco, pro co se lidé z vaší firmy nadchnou. Zkuste jim představit všechny výhody, který nový systém přinese. Že vás nic nenapadá? A co takhle to, že si budou moci dokumenty sami dohledat v systému a neposílat emaily do účtárny kvůli každé faktuře? Nebo to, že už nebudou muset přijít do kanceláře jen kvůli jedné smlouvě? Určitě toho najdete mnohem víc.

2. Jádro bezpapírové kanceláře: CMS systém/cloud

Pokud se chcete stát společností s převážně elektronickými dokumenty, zvažte pořízení CMS systému. CMS systém je systémem pro tvorbu, sdílení a archivaci dokumentů. Navíc v něm lze i řídit projekty. Pokud se zatím necítíte na investici do systému, zkuste využít některé z cloudových řešení na ukládání dokumentů. Vytvořte si v něm složky, kam budete všechny nové dokumenty ukládat. Záleží jen na vás, jaký systém v rozdělení složek zvolíte. Můžete si například vytvořit složku 2021 a tu na složky faktury, objednávky, korespondence atd. Podsložky si raději rozdělujte například podle měsíců, ať se vám v nich lépe hledá.

3. Elektronické podpisy

Pro fungování firmy bez papírů je elektronický podpis nezbytný. Ale pozor! Není elektronický podpis jako elektronický podpis. Různé druhy elektronických podpisů totiž rozlišuje legislativa. Zamyslete se, kteří lidé z vaší společnosti jsou ti, kteří jsou oprávněni podepisovat dokumenty, a o jaké dokumenty se jedná. Pokud se například jedná o dokumenty určené orgánům veřejné moci, měl by být zaměstnanec vybaven kvalifikovaným elektronickým podpisem.

4. Naskenujte si archiv

Nové dokumenty můžete mít pouze elektronicky, ale co s těmi „starými“, papírovými? Zkuste si v týdnu vyhradit pár hodin na skenování archivu. Zamyslete se, které dokumenty z archivu opravdu potřebujete mít po ruce, ať neskenujete zbytečně vše, co se kdy ve firmě objevilo.

5. Elektronická fakturace

Projděte si seznam svých dodavatelů a zkuste se na ně obrátit s požadavkem na elektronickou fakturaci. Většina z nich by tento způsob fakturace měla umožňovat. Obraťte se i na své odběratele a zeptejte se jich, jestli by jim vyhovovala elektronická fakturace z vaší strany. Pro jistotu si nechte tento souhlas udělit písemně (e-mailem). Přechod na kancelář bez papírů je běh na dlouhou trať. Ale věřte nám, vyplatí se. Pokud si vše dobře zorganizujete a naplánujete, můžete se těšit nejen na ušetřené peníze za tisk dokumentů a tonery, více místa v kancelářích a také dobrý pocit z toho, že jste ekologičtí.