Stačí účetní program, nebo už potřebujete informační systém?

Firmy často řeší účetní program a firemní informační systém jako dvě verze téhož, z nichž jedna je levnější. Ve skutečnosti odpovídají na jinou otázku. Účetní program pomáhá splnit povinnosti vůči účetnictví a daním, informační systém propojuje to, co se ve firmě děje: zakázky, sklad, výrobu, lidi. Rozhodnutí proto nezačíná cenou, ale místem, kde vám dnes vznikají chyby a ztráty času.

Co umí účetní program a kde končí

Účetní program vede účetnictví, připravuje podklady pro daně včetně DPH, vystavuje faktury, páruje platby z banky a vytváří výkazy. Pro živnostníka nebo malou firmu bez skladu to často znamená, že vše potřebné leží na jednom místě. Větší programy přidávají sklad, mzdy nebo majetek.

Končí tam, kde se začnou řešit procesy před fakturou. Kdo přijal zakázku, v jakém je stavu, co je na skladě a komu se má zavolat, účetní program obvykle nevidí.

Co přidává informační systém

Firemní informační systém drží pohromadě data z více oddělení. Obchod zapíše objednávku, sklad ji připraví, výroba nebo služby ji splní a fakturace vychází ze stejných údajů, takže se nepřepisují. K tomu přibývají oprávnění podle rolí, historie změn a přehledy, které vedení potřebuje.

Účetnictví bývá jen jedním modulem, nebo je s ním systém propojen. Na rozdíl od programu tedy nevzniká jen výsledek, ale celý řetězec od poptávky po zaplacení.

Kdy stačí účetní program a kdy ne

Situace ve firmě	Spíš stačí účetní program	Spíš potřebujete systém
Počet lidí	Jednotky, jeden člověk vše zná	Více oddělení, předávání práce
Zakázky	Fakturujete hotové věci	Sledujete stav od poptávky po dodání
Sklad	Žádný nebo jednoduchý	Více položek, výrobní kusovníky, příjem a výdej
Přehledy	Stačí výkazy a faktury	Potřebujete marže zakázek a vytížení

Signály, že jste firmu přerostli

Nejtypičtější je opisování mezi tabulkami. Když se tytéž údaje píšou do tří souborů, někde se nutně rozejdou a čísla pak nikdo nezná. Další příznak: zakázku hledáte ve schránce, protože ji nemáte v žádné evidenci.

Varovné je i to, že nevíte, na které zakázce vyděláváte. Fakturace se zdržuje, protože čeká, až někdo potvrdí dodání. A každý nový zaměstnanec se učí na neformálních postupech, které nejsou nikde zapsané.

Cesta mezi: program s propojením

Mezi oběma póly je řada řešení. Účetní program lze propojit s eshopem, skladem, evidencí docházky nebo fakturačním portálem přes export nebo rozhraní. Pro firmu na hranici je to často levnější a rychlejší než výměna za velký systém.

Ověřte však, zda propojení běží automaticky, nebo vyžaduje ruční kroky. Ruční export a import brzy narazí na stejný problém jako tabulky.

Jak o změně rozhodnout

Popište na papíře tři nejčastější procesy, třeba přijetí objednávky, výdej ze skladu a fakturaci. Označte kroky, kde se opisuje, čeká nebo chybuje. Z toho vyplyne seznam požadavků, podle kterého porovnáte nabídky.

Určete člověka, který bude zavedení vést, a počítejte s převodem dat a školením. Neúspěšná změna systému bývá častěji dílem chybějící přípravy než špatného programu. Daňové a účetní povinnosti si ověřte u účetního nebo daňového poradce.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Komora daňových poradců ČR